Definir cómo diseñar una recepción de oficina resulta especialmente interesante cuando dos equipos comparten la entrada. En el siguiente caso hipotético, una consultora de proyectos y un equipo de formación utilizan el mismo recinto. Ambos reciben visitas, pero lo hacen de forma distinta. El desafío consiste en organizar una bienvenida común sin confundir destinos ni convertir la llegada de un grupo en una interrupción para la otra actividad.
Cómo diseñar una recepción de oficina compartida
La consultora recibe personas con cita individual durante el día. El equipo de formación convoca pequeños grupos a horas determinadas. Antes de escoger muebles, ambas áreas dibujan esos momentos sobre una jornada de ejemplo. Detectan que el mayor conflicto aparece cuando llegan varios participantes mientras una visita mantiene una conversación breve en el mesón. El problema principal es esa coincidencia, no la cantidad total de personas que visitan la oficina.
El proyecto diferencia tres acciones: reconocer a qué actividad se viene, anunciar la llegada y esperar una indicación. No todas necesitan ocurrir sobre la misma superficie. Una información visible desde el acceso puede orientar a los participantes de formación, mientras el punto de atención conserva un apoyo para las visitas individuales. Los mensajes concretos y su actualización corresponden a la organización que administrará la recepción.
Una espera con dos formas de ocupación
Cuando llega una persona sola
Se reserva una posición desde la que pueda reconocer a quien la recibirá sin quedar en medio del grupo que se está reuniendo. La ubicación necesita un recorrido claro hacia las salas de la consultora. Para comprobarla, se representa a otra persona saliendo con una carpeta: si ambas deben atravesar la concentración de asistentes, la espera individual está demasiado vinculada a la actividad colectiva.
Cuando llega un grupo
La zona de reunión previa se relaciona con el destino de formación y deja disponible el acceso común. El mobiliario se dimensiona para la coincidencia prevista, considerando que algunos asistentes pueden permanecer de pie brevemente mientras reciben indicaciones. Esa escena debe revisarse con los responsables del proyecto; añadir asientos sin estudiar el movimiento podría ocupar precisamente el espacio necesario para organizar la llegada.
Separar materiales sin duplicar toda la recepción
Cada equipo utiliza objetos diferentes. La consultora necesita documentos de atención; formación prepara materiales para las sesiones. En lugar de acumular ambos conjuntos detrás del mesón, se asignan espacios identificados según frecuencia de uso. Lo que se reparte antes de una actividad queda cerca de su punto de entrega, mientras los insumos de reserva ocupan otro lugar. El contenido define el guardado y evita que una misma cubierta cambie continuamente de función.
También se acuerda quién puede modificar la distribución. Si formación desplaza una mesa para recibir al grupo, debe existir una posición de retorno reconocible. La consultora no debería descubrir cada mañana una recepción diferente. El mobiliario y las reglas de uso se diseñan conjuntamente para que compartir el recinto no dependa de negociaciones improvisadas durante cada llegada.
Ensayar la coincidencia que antes generaba conflicto
La revisión utiliza el mismo escenario inicial: una visita individual conversa con recepción, llegan participantes de formación y alguien sale de una reunión. Se comprueba dónde se detiene cada persona y qué objetos utiliza. El ensayo permite ajustar posiciones y mensajes antes de dar por terminada la propuesta.
Explica quiénes comparten tu recepción y en qué momentos coinciden sus visitas. Novo Design puede revisar el mobiliario y equipamiento desde esas escenas para estudiar una organización común que reconozca las necesidades particulares de cada equipo.